個人情報保護方針

株式会社フェイス・ツー・コミュニケーション（以下、「当社」という。）では、お取り先企業が主催する各種イベントの企画・運営ならびに事務局業務を受託されており、それらの業務において個人情報を取り扱う必要があります。当社では、お客様、また業務上お預かりした個人情報の取扱いに際して、企業としての社会的責任を認識し、個人情報保護の観点から、全社員に十分に周知徹底した上で業務を取り組んでまいります。

  1. 当社は、個人情報の取得に際しては、その利用目的を特定し、当社の正当な事業の範囲内で適法かつ公正な手段により行います。
  2. 当社は、取得した個人情報は利用目的の範囲以内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
  3. 当社は、個人情報を第三者に委託及び提供する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定するとともに、契約等により適切な措置を講じます。
  4. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
  5. 当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクを認識し、その防止のための社内基準や責任体制を確立し、適正な対策を講じます。また、不備が発覚した場合には速やかに是正を行います。
  6. 当社は、ご本人からの個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談等に対して、誠実かつ迅速に対応いたします。
  7. 当社の役員及び従業員は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の適切な保護に努めます。そのため「個人情報保護マネジメントシステム要求事項(JISQ15001)」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、全従業者が遵守すると共に、この継続的改善に努めます。

制定日：2011年1月27日
最終改定日：2023年6月16日
株式会社フェイス・ツー・コミュニケーション
代表取締役　鈴木 俊平

個人情報の取扱いに関する苦情の申出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談につきましては、郵送・電話のいずれかの方法で、下記の｢個人情報苦情及び相談窓口｣までご連絡下さい。なお、直接ご来社頂いてのお申出はお受け致しかねますので、あらかじめご了承下さい。
　　〒104-0045
　　東京都中央区築地4-3-3　東銀座ビル3階
　　株式会社フェイス・ツー・コミュニケーション　　個人情報苦情及び相談窓口
　　電話：03-3545-2398（受付時間：10:00～17:00　但し、土・日・祝祭日・年末年始休業日を除く）

当社が所属する認定個人情報保護団体について

当社が所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情解決の連絡先は以下の通りです。当社の個人情報の取扱いに関する苦情につ きましては、認定個人情報保護団体へお申出頂くこともできます。※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています。

　1. 認定個人情報保護団体の名称
　　　　一般財団法人　日本情報経済社会推進協会
　2. 苦情解決の連絡先
　　　　認定個人情報保護団体事務局
　　　　〒106-0032
　　　　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
　　　　電話：03-5860-7565　または　0120-770-779

当社は個人情報の取扱いを適切に行う企業として平成23年10月24日にプライバシーマークの使用を認められた認定業者です。

認定番号：第10862201(06)号

以上

個人情報の利用目的・委託は、「当社の個人情報利用目的に関する公表事項」をご参照ください。
開示等の請求手続きは、「保有個人データ及び第三者提供記録に関する公表事項」をご参照下さい。

　

個人情報の利用目的に関する公表事項

１．個人情報の利用目的について

当社が取得する個人情報は以下の目的で利用いたします。

[業務委託を受けた場合の個人情報の利用目的]

当社のお取引先が主催する各種イベントの企画・制作・実施運営、事務局業務の委託を受けた場合に、お取引先から提供を受けた個人情報は次の目的でのみ利用いたします。

電話、ＦＡＸ、電子メール、郵送物により、

  1. イベントに関する申し込み受付、問い合わせの管理業務のため
  2. イベントに関するお客様への受講券の発送、当落の通知、資料・教材等の発送など関連情報の提供、連絡業務のため
  3. イベントに関するよりよいサービス提供のための調査・分析業務のため

[お取引先様担当者の個人情報の利用目的]

  1. 業務に関するご連絡などに利用します。

[お問合せをいただいた方の個人情報の利用目的]

  1. お問合せにお応えするために利用します。
  2. ご希望の資料の送付などに利用します。

[当社の個人情報の利用目的]

  1. 社員の個人情報について：
    社員の人事・経理・雇用管理のため
  2. 採用希望者の個人情報について：
    連絡・情報提供および採用選考のため

２．個人情報保護管理者

小林 良平

連絡先：TEL.03-3545-2398

３．個人情報の第三者提供について

当社では、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはございません。
ただし、以下の場合を除きます。

  1. ご本人の同意がある場合
  2. 法令に基づく場合
  3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  4. 利用目的の達成に必要な範囲内で、必要最低限の情報を委託先に提供する場合

４．個人情報の委託について

当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがございます。その場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結いたします。

保有個人データ及び第三者提供記録に関する公表事項

当社では「個人情報の保護に関する法律」第32条、及びJISQ15001附属書A.3.4.4.3に基づき、保有個人データの利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止、の請求、及び個人情報の第三者提供記録の開示の請求（以下、まとめて「開示等の請求」と言います。）について、以下の事項を公表します。

  1. 当社の名称及び住所、代表者の氏名

    2. 名　称：株式会社フェイス・ツー・コミュニケーション

    住　所：〒104-0045　東京都中央区築地4-3-3　東銀座ビル３F

    代表者：鈴木　俊平

  2. 個人情報保護管理者

    3. 氏名：小林　良平

    連絡先：TEL.03-3545-2398

  3. 保有個人データの利用目的

    4. [お取引先様担当者の個人情報の利用目的]

    1. 業務に関するご連絡などに利用します。

    [お問合せをいただいた方の個人情報の利用目的]

    1. お問合せにお応えするために利用します。
    2. ご希望の資料の送付などに利用します。

    [当社の個人情報の利用目的]

    1. 従業者の個人情報について：
      従業者の人事・経理・雇用管理のため
    2. 採用希望者の個人情報について：
      連絡・情報提供および採用選考のため
  4. 保有個人データ取扱いに関する苦情及び請求の申し出先

    5. 〒104-0045

    東京都中央区築地4-3-3　東銀座ビル3階

    株式会社フェイス・ツー・コミュニケーション　　個人情報苦情及び相談窓口宛

    電話番号： 03-3545-2398

  5. 当社の加入する認定個人情報保護団体について

    6. 当社の所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先は以下の通りです。

    ※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています

    一般財団法人日本情報経済社会推進協会

    認定個人情報保護団体事務局

    〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内

    03-5860-7565　／　0120-700-779

  6. 開示等の求めに応じる手続等に関する事項
    1. 開示等の請求の申出先

      2. 開示等のご請求については、所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法でお願いいたします。

      株式会社フェイス・ツー・コミュニケーション　　　個人情報保護管理者　小林　良平

      TEL:03-3545-2398　　（受付時間：10:00～17:00　但し、土・日・祝祭日・年末年始休業日を除く）

    2. 開示等の請求における提出書面

      3. 開示等の求めを行う場合には、次の請求書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、ご本人確認のための書類

      1）運転免許証、2）パスポート3）健康保険証、4）年金手帳、5）外国人登録証などの公的書類のコピー1点を同封し下記宛にご郵送下さい。

      ＜請求書＞

      ①個人情報開示等請求書　（PDF：411KB）

      ＜書類の郵送先＞

      〒104-0045

      東京都中央区築地4-3-3　東銀座ビル3階

      株式会社フェイス・ツー・コミュニケーション　　個人情報苦情及び相談窓口宛

    3. 代理人様による開示等のご請求

      4. 開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、前項2の書類に加えて、下記の書類をご同封下さい。

      ①法定代理人の場合

      ・法定代理権を有することを確認するための書類（3ヶ月以内に発行された戸籍抄本、親権者の場合は扶養家族(子)が記載された有効期間内の保険証の写し）

      ・法定代理権を有する者であることを確認するための書類
      1）運転免許証、2）パスポート、3）健康保険証、4）外国人登録証などの公的書類のコピー1点

      ②委任による代理人の場合

      ・当社指定の委任状個人情報開示請求に伴う委任状　（PDF：56KB）

      ・ご本人の印鑑証明（3ヶ月以内のもので、委任状に押印したもの1点）

  7. ご請求に関する手数料

    8. 利用目的の通知又は内容の開示の請求に限り、1回の申請につき、1,000円の手数料を申し受けます。1,000円分の郵便切手を申請書類に同封してください。

    手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。

  8. 開示等のご請求に対する回答方法

    9. 開示のご請求につきましては「個人情報開示等請求書」にてご要望の方法にて回答いたします。

    しかし、当社がご要望の方法でお答えできない場合は、その理由と合わせて、「個人情報開示等請求書」に記載住所宛てに書面によってご回答いたします。

    その他のご請求につきましては、「個人情報開示等請求書」に記載住所宛てに書面によってご回答いたします。

  9. 開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

    10. 開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

  10. 開示等のご依頼にお応えできない場合

    11. 次に定める場合は、開示等のご請求にお応えできかねますので、あらかじめご了承ください。

    1. ご提出頂いた書類に不備があった場合
    2. ご本人の確認が出来ない場合
    3. 代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
    4. 当社の保有個人データに該当しない場合
    5. 他の法令に違反することとなる場合
    6. その他合理的な理由で、請求に対応できない場合
  11. 保有個人データ等の安全管理のために講じた措置

    12. 当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。

    1. 組織的安全管理措置

      2. ・個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。

      ・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。

      ・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。

      ・各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

    2. 人的安全管理措置

      3. ・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。

      ・従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

    3. 物理的安全管理措置、技術的安全措置

      4. ・取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。

      ・個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。

      ・個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。

      ・サーバなどへの外部らの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。

      ・個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。

      ‐ 媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。

      ‐ 電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

    4. 外的環境の把握

      5. ・当社は個人情報を委託する場合には、委託先を事前に評価し、個人情報の取扱いに関する契約やの締結や、約款、利用規約の内容を確認するなどで安全な取扱いを確認しています。

      ・国外の第三者に個人情報の取扱いの委託、又は個人情報の提供を行うことはありません。

  12. 個人情報に関するお問合せ

    13. 当社の個人情報保護方針全般に関するお問合せなどは、下記までお申し出下さい。

    個人情報苦情及び相談窓口

    TEL:03-3545-2398　　（受付時間：10:00～17:00　但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く）
HOME